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应付账款条

应付账款最佳实践和年终高级税务规划

希瑟·拉森,CPP

编者注:本博客最初于 2019 年 9 月发布,并已更新以确保准确性。

在当今不断发展的商业环境中,企业依靠应付账款来完成向供应商支付商品和服务费用的重要任务。对于某些公司而言,这涉及大量交易和维护有助于公司发展的供应商关系。虽然从客户那里获得收入是任何企业的主要目标,但应付账款在企业的费用方面同样重要。

管理应付账款对企业有双重影响;支付的费用计入财务,支付给其他个人和企业的收入计入税务报告目的。这篇文章将重点讨论后者——维护供应商记录以进行税务报告。

大多数企业利用供应商提供服务来满足业务需求。一些服务示例包括但不限于:

  • 由建筑承包商进行的办公室改造项目
  • 为企业所做的设计工作的广告服务
  • 会计和税务工作
  • 日常业务合规或纠纷的法律服务
  • IT服务的技术支持
  • 办公室清洁服务

由非雇员或供应商提供的服务将属于独立承包商工人分类。该收入由付款实体(活跃于贸易或业务)报告,并且会触发表格归档要求以报告支付的收入,在大多数情况下是在表格 1099-MISC 上。另一方面,员工的收入在 W-2 表上报告。下图提供了基于工人分类的表格报告示例。重要的是要记住,这也扩展到公司拥有的全球关系。企业还可以合并利用外国供应商(美国以外的供应商)向他们提供服务。有关外国供应商报告的更多信息,请参阅我们的博客文章 预扣向外国供应商付款的要求.

      工人分类类型

         年终纳税申报表

员工

W-2

独立承包商

1099

外国独立承包商

1042-S

   

      工人分类类型

         纳税人身份证明表

员工

W-4

独立承包商

W-9

外国独立承包商

W-8(BEN、BEN-E、EXP、IMY、ECI)

 

虽然这篇文章侧重于分类独立承包商的表格要求和应付账款流程,但每个企业在雇用工人为其公司提供服务时都有责任选择适当的工人分类。如果您对贵公司的工人分类有具体问题,请联系您的客户经理。

客户问的一些常见问题:

  • 该工人是雇员还是独立承包商?
  • 我们是否需要他们提供 W-9、W-4 或 W-8 表格?
  • 哪些供应商需要表格 1099-MISC?
  • 我们通过信用卡向供应商付款——我们还需要签发 1099 吗?
  • 我们从未从供应商那里收到 W-9,但 1099 表格应在 1 月 31 日到期st;怎么办?
  • 我们如何编制供应商名单以进行年终报告?

通过应付账款对任何新供应商关系的前端进行适当记录是维护记录和年终报告的最关键部分。

企业主正忙于经营业务、保持现金流流动并专注于客户。然而,通常由于所有活动的混乱,通过应付账款到期的票据可能不会受到最高关注,以简化年终报告。如果没有专门的应付账款人员,供应商通常在会计软件中设置,而没有建立完整的配置文件,包括地址、税号、合法企业名称和税务实体类型。

以下概述了企业可以采用的一些应付账款最佳实践,以缓解年终结算的紧张局势。 

从所有供应商处收集 W-9 或 W-8

要求 all 您与之建立付款关系的新供应商在向他们付款之前向您提供完整的 W-8 或 W-9。强调 all 包括企业支付的每个供应商,无论他们是提供服务还是仅提供商品。这也适用于您认为是澳门赌博娱乐或公司的那些供应商——不管怎样,最好的做法是申请 W-9。这种记录保存做法可以保护您作为此类交易中的扣缴义务人的业务记录。花更多时间查看供应商提供的已完成的 W-9,以确保所有字段都完整且日期和签名行已完成。

例子: 一家企业聘请草坪服务公司在夏季月份在其办公地点提供草坪护理。签署草坪护理合同后,企业主会在提供服务之前向供应商索取 W-9。通常,与您签订合同的销售人员不会随时提供此信息。无论如何,工作都开始了,草坪护理的第一个月已经完成,并且您收到了第一张没有 W-9 记录的服务账单。在发出账单付款之前,直接在他们的账单办公室重新请求他们的 W-9 副本。这将鼓励供应商跟进,因为他们知道这会延迟向他们付款。   

下面的空白 W-9 显示了最常填写和用于税务报告目的的突出显示字段。

这个空白的 W-9 显示了最常完成和需要用于税务报告目的的突出显示的字段

填写供应商资料

利用您的会计软件在年终为您完成工作。这种做法意味着在全年新供应商设置期间花时间完整填写供应商信息并选中允许您将供应商标记为 1099 可报告的框。虽然并非所有会计软件都允许您执行此操作,但拥有完整的供应商资料将使在年末运行包含姓名、地址和税号的供应商报告更容易、更完整。

例子:您收到了草坪护理服务公司的 W-9 表格。大多数会计系统允许您通过仅输入企业名称来快速输入供应商,然后立即进行付款。由于您已经拥有 W-9 中的所有纳税人信息,因此请编辑供应商资料以完整填写合法企业名称、地址、纳税人 ID 号和实体类型。

实体类型在年底很重要,因为大多数公司都免于 1099 报告。这条规则也有例外!通过在首次付款时单独查看每个供应商的时间,您会发现年终报告已完成并准备好进行审查和报告。请记住,每个会计软件在为 1099 报告提取供应商信息时都是不同的。始终仔细检查所有适用的 1099 供应商是否在列表中。

W-9 和 W-8 表格和供应商发票的记录保存

如果您的会计软件允许附加供应商资料和账单,请使用软件的这一部分。某些程序还允许您在供应商资料中附加 W-8 或 W-9,并将发票附加到个别帐单上。您还应该在会计软件之外保留一份额外的纸质或电子副本作为备份。

例子: 同一家草坪护理服务提供商向您收取覆盖物的费用,覆盖物是商品,而不是服务。一般来说,货物不是 1099 应报告的。但是,当它们与服务一起列在同一张发票上时,为商品和服务支付的全部金额将在 1099 上报告。但是,如果草坪护理提供者单独为覆盖物开具发票,则只有服务发票将被报告.在您的会计软件中链接支持可以帮助您轻松确定要用于 1099 报告的年终金额。

每年进行供应商内务管理

如果您的公司收到了 IRS B-Notice 信函(IRS 在 1099 提交的姓名和/或 TIN 匹配错误时发送的通知),那么最好对您的供应商进行全面管理列表。和 不管 无论您是否收到 B 级通知,建议每个企业每年审查其供应商列表以获取完整和更新的供应商信息。

从收到 B 通知的供应商处重新请求更新的 W-9 尤为重要——”此通知通常表示提供的 EIN/SSN 与与之关联的税务实体名称不匹配。一些问题可能包括企业更改了名称、提供了 DBA(经商身份)名称而不是法定名称,或者供应商可能只是错误地填写了 W-9。

这在独资企业中尤为常见。独资企业虽然可能拥有 EIN,但会被个人 SSN 和姓名以及经营业务的姓名所承认。梳理您的供应商列表是将旧供应商指定为不活动的好方法,以清除多余的名称并让您专注于维护您经常使用的供应商的完整配置文件。

例子:  您收到 John Doe 的 W-9,以 John's Lawn Care 的名义开展业务。在 W-9 上,John 选中了个人/独资经营者或单一成员 LLC 框,但只列出了 John 的草坪护理和 EIN。对于 1099 报告,1099 将需要列出与企业相关联的 John 的个人姓名,而不仅仅是 DBA 姓名——然后 IRS 将更容易将其与 John 的个人姓名和 SSN 进行匹配DBA 名称和 EIN 已在这些独资企业实例中使用。

监控通过信用卡支付的供应商

对于 1099 报告,第三方处理者在 1099-K 上报告通过信用卡或 PayPal 进行的那些付款。如果企业也在 1099-MISC 上报告这些付款,则收入可能会被重复报告。因此,在年末,企业主应查看总分类帐详细信息,以确定付款来源(例如,支票、信用卡、PayPal、银行电子转帐)。如果供应商同时通过信用卡付款和支票付款,则企业负责在 1099 上报告的付款的支票部分。

例子:  John's Lawn Care 接受信用卡或支票汇款给您。根据年终供应商报告,您可以按交易细分明细,并确定您今年总共支付了 John's Lawn Care 1,500.00 美元。如果总额中的 500 美元是通过信用卡交易支付的,则只有 1,000 美元可在 1099-MISC 上报告所提供的服务。在会计软件中,使用正确的付款类型编码支付账单或记录费用很重要。

W-9-from-John-Doe-doing-business-as-John's-Lawn-Care

保持干净的供应商记录以准备审计和税务报告是很重要的,也是值得鼓励的。本博客中的大部分内容都来自与客户合作的经验,因为他们在公司一年中最繁忙的时期之一。那个月是一月!在那个月,或者在它之前或之后不久,许多企业执行年终结算,向他们的员工发出 W-2,并为 1099 报告编制清单。从经验来看,对于企业来说,在短短 31 天的时间内完成如此多的重要任务可能是一个压力很大的时期。每年的这个时候非常重要,因为税务机构依赖企业正确报告支付给其他个人和企业的款项。

虽然专注于业务和增长的大局可能会带来挑战,但将时间或资源分配到公司更精细的细节上以争取合规性并在应付账款中保持卓越记录始终是一个好主意。

新的号召性用语

希瑟·拉尔森,CPP

希瑟·拉尔森,CPP

Heather Larson,CPP 是一名薪资经理,专注于非证明服务,包括簿记、编制财务、酒类和销售税以及 1099 文件。她的大部分时间都花在与企业主日常合作以维护他们的账簿、帮助保存和处理工资单记录以及协助处理一般业务流程。

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